Máme se trápit digitální kontinuitou?

Jak snadné to bývalo kdysi, ještě než vypukla ona všeobecná elektronizace, či spíše digitalizace. Třeba když jste měli nějaký důležitý dokument, samozřejmě na papíře a opatřený všemi potřebnými podpisy a razítky, stačilo jej zavřít někam do šuplíku a bylo vystaráno. Po letech jste ho zase mohli vzít a využít tak, jak bylo třeba. Nejspíše jej předložit tomu neodbytnému úředníkovi, který jej po vás tak vehementně požadoval.

Jenže dnes, kdy se stále více pracuje s dokumenty v elektronické podobě, je všechno bohužel složitější. A to vlastně na obou stranách přepážky. Tedy jak pro úředníka, tak i pro toho, kdo mu předkládá nějaký dokument v elektronické podobě. Protože zatímco u papírových dokumentů se zkoumání jejich pravosti, i pravosti jejich podpisů, obvykle řešilo až v případě nějakého sporu či zpochybnění, u elektronických dokumentů se musí řešit hned. Jinými slovy: úředník, který od vás přijímá nějaký dokument, má dokonce zákonem (č. 227/2000 Sb., o el. podpisu) uloženou povinnost přesvědčit se o tom, že elektronické podpisy na předkládaných dokumentech jsou skutečně platné. A pokud se o tom nemůže pozitivně přesvědčit - třeba proto, že to z technických důvodů již nejde - měl by předkládaný dokument odmítnout, resp. chovat se k němu jako k nepodepsanému dokumentu. Protože jinak, pokud by se spoléhal na obsah nepravého dokumentu, jednal podle toho a vznikla kvůli tomu nějaká škoda, nesl by ji chybující úředník.

Že se tak v praxi zatím moc neděje, je spíše jen dočasný důsledek nedostatečné osvěty. Než to někdo z úředníků "odnese" na skutečné náhradě škody. Jenže problém mají i ti, kteří mají elektronické dokumenty ve svém držení a potřebují s nimi pracovat. Hlavně někomu je předkládat, aby tím něco prokázali. Protože pak se právě oni a ve vlastním zájmu musí starat o to, aby se platnost podpisů na jejich dokumentech stále dala pozitivně ověřit. Aby si ji mohl ověřit i ten, komu dokument předkládají.

Právě to je podstata digitální kontinuity: aby se s elektronickými dokumenty dalo pracovat i po delším čase, ve smyslu možnosti spoléhat se na jejich pravost, skrze možnosti pozitivně ověřit platnost jejich elektronických podpisů, značek a časových razítek. Po technické stránce je to v zásadě vyřešeno: existují na to technické standardy, které říkají, jak něco takového dělat. Velmi zjednodušeně to znamená používat vhodné ("novější") formáty elektronických podpisů a pravidelně, jednou za 4 až 6 let, přidávat nová časová razítka. Tedy tzv. přerazítkovávat všechny elektronické dokumenty, které potřebujeme "zachovat" v použitelném stavu.

Právě tato nutnost přerazítkovávání ale mění dosavadní dogma z dob papírových dokumentů, které stačí jen tak nechat ležet někde v šuplíku: to u elektronických dokumentů se o ně musíte aktivně starat. A to se mnoha lidem zatím nechce, nebo to dokonce aktivně popírají. A hledají všemožné cesty, jak se takovéto aktivní péči o své dokumenty vyhnout. Určité zastání dokonce nachází i v zákoně (č. 499/2004 Sb. o archivnictví), kde jedno ustanovení říká, že průběžná aktivní péče o elektronické dokumenty není nutná. Jenže to platí jen pro důvěryhodné archivy, které mají svá přísná pravidla fungování, a ne pro běžný šuplík.