Hromadná korespondence a elektronické konference

Distribution list (distribuční seznam)

elektronická pošta je službou s výrazně distribučním charakterem, protože dokáže dopravit jednu a tutéž zprávu k více adresátům současně. Stačí k tomu maličkost - vyjmenovat všechny příjemce pro danou zprávu. Aby však uživatelé nemuseli pokaždé vypisovat delší seznamy adres, zvláště v situacích kdy častěji rozesílají své zprávy na více adres současně, přijde jim vhod jedna z typických vlastností většiny poštovních programů - schopnost vytvářet tzv. distribuční seznamy. Ty si lze představit velmi jednoduše jako předem připravené seznamy adres, které odesilatel použije ke specifikaci toho, komu má být zpráva doručena. Místo toho, aby odesilatel pokaždé znovu vypisoval jednotlivé adresy, pouze svému poštovnímu programu předepíše "pošli ji všem, kteří jsou na tomto seznamu".

 

Mailing list

různé poštovní programy mohou své distribuční seznamy ve výše uvedeném smyslu pojmenovávat i jinak, než jen "distribution list". Jedním z termínů, často používaných v této souvislosti, je i termín "mailing list" - ten se používá ve významu "distribuční seznam" dokonce i tam, kde se vůbec nemusí jednat o počítače a elektronickou poštu, ale třeba o běžnou listovní poštu. Slovní spojení "dostat se na mailing list" pak může znamenat například to, že vám někdo (např. firma) pravidelně posílá své nabídky, pozvánky na akce apod.

 

Electronic conference (elektronická konference)

chce-li určitá skupina uživatelů Internetu diskutovat mezi sebou na nějaké konkrétní téma společného zájmu, je samozřejmě možné využít k tomu elektronickou poštu, a vytvořit tzv.elektronickou konferenci. Použití distribučních seznamů k rozesílání jednotlivých příspěvků zde ale není vhodné, a to kvůli obvyklé dynamice takovýchto diskusních skupin - pokud by si každý účastník diskuse udržoval seznam všech ostatních účastníků u sebe, ve formě distribučního seznamu, a další zájemci by se do diskusní skupiny průběžně přidávali (přihlašovali) nebo naopak z ní vystupovali (odhlašovali se), zákonitě by došlo k organizačním problémům - při každém přidání či odebrání další adresy by každý z účastníků musel provést příslušnou změnu ve svém exempláři distribučního seznamu (a někdo by to udělal, někdo ne, a časem by se vytvořily vzájemně nekonzistentní seznamy účastníků). Jediným prakticky schůdným řešením je uchovávat seznam účastníků diskuse v jediném exempláři, na centrálním místě, a někoho pověřit správou tohoto seznamu a celé diskuse, ke které je seznam veden.

 

Správce konference

správce elektronické konference má dva hlavní úkoly: udržovat seznam účastníků, a fakticky rozesílat jednotlivé diskusní příspěvky podle tohoto seznamu. Udržování seznamu účastníků přitom může představovat celou rozsáhlou agendu - kromě přidávání a odebírání adres ze seznamu (neboli kromě přihlašování a odhlašování účastníků diskuse) a poskytování nezbytné nápovědy může správce poskytovat (na explicitní žádost) výpis momentálních účastníků diskuse. Stejně tak ale může přijímat požadavky jednotlivých účastníků, aby se v takovýchto výpisech neobjevovali. Dále může přijímat požadavky na dočasné "suspendování" kohokoli, kdo si po určitou dobu nepřeje dostávat příspěvky z diskuse (například proto, že je na dovolené a nemůže si vybírat svou poštovní schránku). V praxi může být komfort a rozsah služeb, poskytovaným správcem pro účastníky diskuse, dosti rozsáhlý, a velmi zde záleží na tom, kdo roli správce konference vykonává. Dnes je to velmi často program, a nikoli člověk.

 

Listserver

pro vykonávání výše naznačené role správce konference bylo vytvořeno mnoho programů, s nejrůznějšími jmény: LISTSERV, MAJORDOMO, MAILSERV apod. Termín "listserver" je nejčastěji používaným pojmem, který označuje celou tuto kategorii programů.

 

Mail exploder (poštovní zrcadlo)

druhým základním úkolem správce elektronické konference je faktické rozesílání konkrétních příspěvků na adresy jednotlivých účastníků diskuse, podle příslušného seznamu. Také toto je téměř vždy řešeno programem, pro jehož funkci se vžil přiléhavý termín: mail exploder (doslova: "vybuchovač" pošty). V češtině se často používá i pojem "zrcadlo", kvůli představě odrazu a "rozprsknutí" na všechny strany.

 

Moderator (moderátor)

elektronické konference nemusí vždy fungovat jen plně automaticky, kdy všechny úkoly správce konference zajišťuje (vedení seznamu účastníků i rozesílání jednotlivých příspěvků) zajišťuje samočinně fungující program. Problémem je zejména rozesílání příspěvků, které správce-program nemá možnost posoudit po jejich obsahové stránce, a tak se do konference mohou dostat i příspěvky věcně nepříslušné, provokativní, neslušné, urážlivé atd. Proto se v některých případech řeší konference jako tzv. moderované - jednotlivé příspěvky zde prochází rukama člověka-moderátora, který je posoudí (z hlediska věcné příslušnosti a relevance, nikoli cenzury), a teprve poté dochází k jejich faktickému rozeslání. Vše může být řešeno například tak, že jednotlivé příspěvky dochází na adresu moderátora, který je pak sám (ručně) přepošle na jinou adresu, na které je skryt vhodný mail exploder. Ten pak již sám zajistí potřebné rozeslání.

 

Subscribe vs. Post (přihlášení vs. zaslání příspěvku)

při práci s elektronickými konferencemi je velmi důležité správně rozlišovat mezi oběma úkoly správce - mezi vedením seznamu a faktickým rozesíláním (činností "mail exploderu"). Těmto dvěma úkolům vždy odpovídají dvě různé poštovní adresy na které je možné se obracet, a jednou z nejčastějších a nejnepříjemnějších chyb je záměna těchto adres, resp. nedocenění rozdílu mezi nimi. Adresa, na které správce konference přijímá nejrůznější požadavky (typu přihlášení se do diskuse, odhlášení, zaslání nápovědy apod.) má nejčastěji tvar listserv@domena, nebo majordomo@domena, listproc@domena (např. listproc@bajt.cz) apod., nebo <jmeno_konference>-request@domena (např. Ietf-request@isoc.org). Konkrétní způsob komunikace se správcem je vždy závislý na tom, jak je tento správce realizován, což se z adresy nemusí vůbec poznat. Proto je dobré na adresu správce nejprve poslat univerzální příkaz help (tj. jediné slovo "help"), na které snad každý správce zareaguje zasláním podrobné nápovědy.
Adresa, na kterou účastníci diskuse (elektronické konference) posílají své konkrétní příspěvky, v očekávání že tyto budou rozeslání ostatním účastníkům diskuse, je vždy jinou adresou, specifickou pro konkrétní konferenci (například konference cz-net-announce, sloužící k oznamování novinek v českém Internetu, má pro potřeby faktického rozesílání jednotlivých příspěvků adresu cz-net-announce@bajt.cz). Na této adrese pak "sedí" příslušný mail exploder, který příspěvky skutečně rozesílá. Pokud by někdo poslal například svou žádost o přihlášení či odhlášení z konference na tuto adresu (tj. na adresu mail exploderu), ten komu je určena ji vůbec nedostane, ale naopak ji dostanou všichni účastníci elektronické konference, kterým naopak určena není (a na takovouto chybu často reagují dosti podrážděně).
Pro správné docenění rozdílu mezi oběma druhy adres (adresy správce seznamu a mail exploderu) je vhodné si uvědomit, že jeden správce může obhospodařovat více seznamů (patřících různým konferencím), a mít tudíž jedinou adresu, zatímco každá jím spravovaná konference má svoji samostatnou adresu pro zasílání jednotlivých příspěvků.

 

Archiv konference

jednou z možných funkcí správce konference může být i schraňování všech příspěvků, zaslaných do diskuse - tedy vedení archivu příslušné konference. Pokud je takový archiv veden, a některý z účastníků diskuse má nějaký konkrétní dotaz, pak patří k dobrým mravům podívat se nejprve do tohoto archivu, zda v něm není odpověď, a teprve v záporném případě se ptát ostatních účastníků. Je totiž velmi pravděpodobné, že na obvyklé otázky se v diskusi již někdy dříve podrobně odpovídalo. Archivy konferencí samozřejmě bývají přístupné nejširší veřejnosti, a jsou tak velmi dobrým zdrojem užitečných informací.