Doručování a zpracování elektronické pošty

Folder (složka)

programy pro práci s elektronickou poštou (tzv. poštovní klienti, klientské programy el. pošty) se obvykle snaží nabízet svým uživatelům co nejvyšší komfort. Do něj pak spadá i možnost třídit svou poštu do nejrůznějších "škatulek", za účelem větší přehlednosti. V angličtině se těmto "škatulkám" říká folders, a v češtině se většinou používá pojem "složka" (např. v terminologii lokalizovaných produktů Microsoftu). Pojem "složka" vcelku dobře vystihuje podstatu věci - jde skutečně o analogii systémové složky (též: adresáře), do které je možné něco přesouvat či kopírovat, a mít to tam uložené. Zde se samozřejmě jedná o složky specializované na uchovávání jednotlivých zpráv. Minimální "výbavou" každého poštovního programu by měla být jedna složka pro nově doručenou poštu (obvykle označovaná jako "inbox"), do které jsou "stahovány" nové zprávy z poštovního serveru (viz minulý díl této rubriky). Další nezbytnou složkou bývá složka pro poštu připravenou k odeslání (obvykle pojmenovanou "outbox") - v závislosti na způsobu fungování se jednotlivé zprávy z této složky odesílají buď automaticky a ihned, nebo až na explicitní povel uživatele, v době kdy existuje spojení s vhodným poštovním serverem. Další typickou složkou bývá složka s již odeslanou poštou, ve které se uchovávají kopie již odeslaných zpráv. Důležité ale je, že další složky (foldery) si uživatel může vytvářet sám, podle svých potřeb a podle vlastního uvážení. Jednodušší poštovní programy dovolují pouze to, aby všechny složky pro poštovní zprávy tvořily lineární posloupnost. Většina komfortnějších poštovních programů však umožňuje jejich hierarchické uspořádání, neboli jejich větvení, vytváření "složek ve složce". Díky tomu si pak uživatel může vytvářet libovolně hlubokou a libovolně "košatou" hierarchii složek, ve stylu: složka "dopisy", která se dále větví na podsložky "osobní dopisy", "dopisy od zákazníků", "dopisy ostatní" atd.

 

Mail sorting (třídění pošty)

existence složek (folderů) vychází vstříc uživatelům, kteří pracují s velkými objemy pošty, a chtějí si v ní uchovat dostatečný přehled. Je pouze na nich, jak přehlednou a jinak vhodnou strukturu složek si vybudují, a podle jakých kritérií do ní budou zatřiďovat svou poštovní korespondenci. V této souvislosti se hovoří také o "třídění pošty" (mail sorting), které může být realizováno dvěma základními způsoby - ručně, nebo automaticky, podle předem zadaných pravidel. V případě ručního třídění má uživatel obvykle k dispozici několik možností jak přesunout (anglicky: move) nebo zkopírovat (anglicky: copy) konkrétní zprávu do konkrétní složky - například na principu drag&drop, jejím přetažením nad ikonu s cílovou složkou a upuštěním, pomocí ikony v menu, pomocí horké klávesy a následným výběrem cílové složky apod. Druhou, zajímavější možností, je automatické třídění, které zajišťuje sám poštovní program, podle předem zadaných pravidel typu "je-li zpráva odeslána z adresy jan@novak.cz, přesuň ji do složky "dopisy od J. Nováka"". Takovýchto pravidel si uživatel může zadat libovolný počet (s uvážením pořadí, protože i to může být významné), a vše ostatní ponechat na poštovním programu. Ten pak aplikuje tato pravidla sám, v předem definovaných okamžicích (které často lze také volit - například při "stahování" nové pošty ze serveru, nebo naopak po odeslání pošty, nebo po skončení práce se složkou Inbox, nebo na explicitní pokyn uživatele apod.). Konkrétní repertoár možností se samozřejmě velmi liší, podle konkrétního poštovního programu.

 

Mail filtering (filtrování pošty)

mezi akce, které poštovní program dokáže provést sám, podle uživatelem stanovených pravidel, obvykle nepatří jen přesouvání či kopírování jednotlivých zpráv mezi různými složkami. Další možností bývá i okamžité smazání zprávy, která vyhoví požadavkům příslušného pravidla (ve smyslu: "pochází-li zpráva od pana XY, rovnou ji smaž"). Díky této možnosti si pak uživatel může vytvořit celý individuální systém filtrování došlé pošty - buď na principu "smaž vše, co není přesunuto jinam", nebo "ponech všechno, co není explicitně určeno ke smazání". Tím se každý uživatel může alespoň ex-post bránit například útokům spammerů, kteří na jeho adresu zasílají nevyžádané zásilky (ex-post proto, že zpráva je nejprve doručena až na jeho počítač, a tudíž s vynaložením všech nákladů, které s tím souvisí, a teprve pak je smazána). Některé poštovní programy, jako například Outlook Express firmy Microsoft, však vylepšují i tuto možnost - umožňují mazat zprávy ještě na poštovním serveru, bez toho že by musely být nejprve "staženy" k uživateli a teprve zde smazány.

 

Mail forwarding (přeposílání zpráv)

jednou z typických akcí, které uživatelé provádějí s došlými zprávami, je jejich přeposlání na jinou adresu (tzv. forward) - například proto, že zpráva se týká spíše někoho jiného, nebo ji původní příjemce chce "ukázat" někomu jinému apod. Takovéto přeposlání samozřejmě může být provedeno "ručně", na explicitní pokyn uživatele, který má obvykle také možnost doplnit do zprávy svůj komentář či jiné poznámky. Některé poštovní programy však dokáží zajistit přeposlání i samy, bez přímé účasti člověka, v rámci výše popisovaných pravidel pro automatické zpracování došlé pošty. Pak se hovoří o tzv. autoforwardu. Upřesněme si ale, že stejný pojem (tj. autoforward) se používá i v poněkud jiném kontextu - k přeposlání konkrétní zprávy ještě na úrovni poštovního serveru, dříve než je tato zpráva "stažena" k uživateli, jeho poštovním programem. Rozdíl je v tom, kdy a za jakých okolností k faktickému přeposlání dochází: v prvním případě až v okamžiku, kdy si uživatel "vybere" svou poštovní schránku ("stáhne si" k sobě její obsah), a jeho poštovní program začne aplikovat předem připravená pravidla zpracování došlé pošty. Ve druhém případě k přeposlání konkrétní zprávy dochází již v okamžiku jejího doručení na příslušný poštovní server (lze si představit, že tento se podívá do svých záznamů, najde zde pokyn k přeposlání, a tak jej ihned vykoná). Tato druhá varianta je proto výhodná v situacích, kdy si uživatel svou schránku na příslušném poštovním serveru vůbec nevybírá (třeba proto, že je právě někde na cestách, a svou poštu si tak nechává přeposílat jinam). Stejně tak se tímto způsobem řeší situace, kdy určitý uživatel má více poštovních schránek (se samostatnými adresami), ale je pro něj pohodlnější fakticky si vybírat jen jednu (a poštu z ostatních schránek si nechává přeposílat do té schránky, kterou skutečně používá).

 

Mail alias (poštovní alias)

možnost automatického přeposílání elektronické pošty může být řešena i dalšími způsoby, například prostřednictvím tzv. poštovních aliasů (mail alias). Toto řešení funguje tak, že cílový poštovní server, kterému je konkrétní zpráva doručována, má k dispozici seznam příjemců, podle kterých konkrétní zprávy fakticky doručuje - každou zprávu tedy nejprve konfrontuje s tímto seznamem, a pokud v něm najde nějaké pokyny týkající se jejího doručení, aplikuje tyto pokyny. Pro lepší názornost je možné si představit, že tento seznam obsahuje pokyny typu "poštu adresovanou uživateli Jiri.Peterka doruč uživateli pet". Jde tedy o údaje, které vytváří synonyma (aliasy) k uživatelským jménům (uživatelské jméno "pet" zde dostává alias "Jiri.Peterka"), pro potřeby doručování elektronické pošty, a právě proto se jim říká "poštovní aliasy". Umožňují používat takové poštovní adresy, které jsou nezávislé na fakticky používaných přihlašovacích jménech.
Používání poštovních aliasů navíc nemusí být vázáno jen na jednotlivé poštovní servery, ale může účinkovat i "mezi" poštovními servery, a tudíž zajišťovat faktické přeposílání. Jedno jméno (resp. celá adresa, např. jiri@peterka.cz) může být synonymem (aliasem) pro jiné jméno, odpovídající poštovní adrese na zcela jiném poštovním serveru (např. peterka@mail.czn.cz). V uvedeném příkladu je na poštovním serveru domény peterka.cz umístěn seznam aliasů, a v něm je uvedeno že pošta pro jiri@peterka.cz má být fakticky doručována (resp. přeposílána) na adresu peterka@mail.czn.cz (přičemž poštovní server domény peterka.cz vůbec fyzicky neexistuje, nemá žádné poštovní schránky, ale je pouze virtuální a tvoří jej v zásadě jen zmíněný seznam aliasů).