Starejte se o své e-dokumenty!

V odborných kruzích, které se zabývají elektronickými dokumenty, se již dlouho vede poměrně zásadní spor. Týká se toho, jak elektronické dokumenty udržet "při životě" po delší dobu, třeba několik let, aby se s nimi ještě dalo pracovat. Samozřejmě aby se daly ještě přečíst, ale hlavně: aby se dalo spoléhat na jejich autenticitu, na neporušenost jejich obsahu i na to, že jejich (elektronický) podpis je platný.

Jeden názorový proud říká, že o takovéto dokumenty se v průběhu času nemusíme nijak starat. Že je stačí ošetřit jen jednorázově na počátku (prostřednictvím jednoho elektronického podpisu a jednoho časového razítka), a pak už vydrží libovolně dlouho. Druhý názorový proud ale říká, že jednorázové ošetření nestačí a je třeba ho obnovovat, nejlépe pomocí dalších, postupně přidávaných časových razítek. Hlavně ale: že o elektronické dokumenty je třeba se aktivně starat, protože jinak se z nich časem stanou bezcenné elektronické cáry papíru.

Právě do tohoto názorového souboje pak v nedávných dnech zasáhly datové schránky. Pořídily si totiž novou službu, která slouží právě k přidávání nových časových razítek. Pokud informačnímu systému datových schránek (ISDS) předhodíte nějakou datovou zprávu, přidá vám k ní nové časové razítko, a tím zase o něco prodlouží "životnost" samotné datové zprávy, ve smyslu možnosti ověřit platnost jejího podpisu (přesněji: elektronické značky) a původního časového razítka. Navíc tak nová služba učiní zdarma, zatímco když si další časové razítko přidáte sami, přijde vás (přibližně) na 1 Kč.

Pravdou je, že se zprovozněním takovéto služby už bylo opravdu na čase. Protože nejstarším datovým zprávám, které prošly skrze datové schránky, už pomalu zvonil umíráček. Byly sice opatřeny elektronickou značkou a časovým razítkem, ale jeho platnost se dá ověřit jen do června letošního roku!!! Podle druhého názorového proudu je tedy třeba přidat nové časové razítko nejpozději do této doby.

Vraťme se ale zpět k oběma názorovým proudům: znamená spuštění nové služby, že stát se konečně rozhoupal a řekl své jasné slovo ohledně nakládání s elektronickými dokumenty v delším časovém horizontu? Dosud ani v takto důležitém ohledu, který lze považovat i za jeden ze základních pilířů současného e-governmentu, nevydával jasná stanoviska. A pokud někdy přeci jen naznačil něco konkrétnějšího, bylo to spíše ve prospěch prvního názorového proudu. Aby ne, když ten vlastně "zametá problém pod koberec" a tváří se, že neexistuje (a že není třeba nic řešit).

Je tedy spuštění nové služby přelomem v postojích a názorech státu na práci s elektronickými dokumenty? Lze očekávat, že nyní přijde něco jako osvětová kampaň, která bude lidi (ale i firmy, úřady atd.) nabádat k tomu, aby se aktivně starali o své dokumenty?

Obávám se, že nic takového není na obzoru. Ostatně, i samotné spuštění nové služby proběhlo téměř v tajnosti, doprovázené jen krátkou notickou na informačním webu datových schránek. A i ta jakoby jen chodila kolem horké kaše a bála se říci na plná ústa, k čemu nová služba slouží a proč je tak důležité ji využít. A také včas, dříve než bude pozdě.

Na druhou stranu se zase nemůžeme tolik divit: přiznání chyby, ale i toho, že celá dosavadní sázka na elektronické dokumenty stojí na hliněných nohou, přeci jen není lehké a může bolet. Jenže: když se z důležitých elektronických dokumentů stanou bezcenné elektronické cáry papíru, může to bolet ještě mnohem více.