Distribuční seznamy

Jednou z velkých předností elektronické pošty je možnost snadného rozesílání. Stejnou zprávu totiž můžete poslat na více adres současně, samozřejmě aniž byste ji museli sami psát opakovaně nebo ji jiným způsobem "množit" - stačí pouze uvést příslušný počet adresátů v příslušných kolonkách pro hlavní adresáty (u českých verzí poštovních programů je to kolonka s názvem "Komu", u anglických "To"), či příjemce kopie (kolonka "Kopie", resp. "Cc"), nebo příjemce tzv. slepé kopie (kolonka "Bcc"). Pokud něco takovéto děláte jen občas, navíc pro různé skupiny adresátů, pak už nic víc nepotřebujete - stačí pokaždé příslušné adresy ručně vypsat, nebo je vybrat z adresáře, což je určitě pohodlnější.

Pokud ale rozesíláte nějaké zprávy na více adres pravidelněji, není příliš účelné je vypisovat nebo vybírat pokaždé znovu. Pro usnadnění takovéhoto rozesílání je většinou klientských poštovních programů nabízeno šikovnější řešení. Jde o možnost používat tzv. distribuční seznamy, kterým některé poštovní programy (například ty z produkce Microsoftu) říkají také "skupiny".

Výhodou distribučního seznamu alias skupiny je možnost vytvořit si dopředu seznam příjemců, vhodně jej pojmenovat a uchovat pro další použití (samozřejmě s možností jeho obměny). Takovýchto distribučních seznamů si můžete dopředu vytvořit libovolně mnoho a pak je podle potřeby používat - kdykoli budete potřebovat něco odeslat více příjemcům současně, konkrétně všem jejichž adresy jsou uvedeny v nějakém distribučním seznamu, stačí vám uvést v příslušné kolonce pouze jméno (označení) příslušného distribučního seznamu. Váš poštovní program se pak již sám postará o to, aby vaše zpráva byla rozeslána všem adresátům uvedeným na seznamu.

Důležité je, že jméno distribučního seznamu můžete uvést všude tam, kde můžete uvést emailovou adresu příjemce - tedy jak v kolonce pro hlavní adresáty (kolonce "Komu"), tak i v kolonce pro příjemce kopie, a stejně tak i v kolonce pro příjemce tzv. slepé kopie (kolonce obvykle nadepsané "Skrytá"). Dokonce v jedné a téže kolonce můžete uvést libovolnou kombinaci distribučních seznamů a jednotlivých emailových adres. Je ale v praxi jedno do které kolonky distribuční seznam zapíšete?

Jedno to rozhodně není . Pokud totiž uvedete více příjemců v kolonce pro hlavního adresáta či příjemce kopie (ať již explicitně nebo skrze distribuční seznam), každý exemplář zprávy bude odesílán každému z uvedených příjemců včetně seznamu všech ostatních příjemců. To vám může nebo nemusí vyhovovat - je na vás, zda chcete aby každý věděl, kdo všechno dostal stejnou zprávu.

Při svém rozhodování si ale uvědomte jednu nesmírně důležitou věc: seznam adresátů má určitý objem v bytech, závislý na počtu adres i na jejich tvaru (velikosti). Nezřídka může být tento seznam objemnější než samotná zpráva, která nese vaše sdělení. Při zvláště velkých počtech příjemců může vaše zpráva značně nabobtnat - i jednořádkové sdělení se může zvětšit třeba až na několik stovek kilobytů a pořádně zatížit internetovou přípojku příjemce i jeho poštovní schránku!! Něco takového je proto považováno za velký prohřešek proti síťové etice, alias dobrým mravům v on-line prostředí.

Vyhnout se tomuto nebezpečí můžete tak, že seznam příjemců (explicitní výčet adres nebo distribuční seznam) umístíte do kolonky pro příjemce tzv. slepé kopie. Pak totiž bude každý exemplář zprávy odesílán bez informace o tom, komu dalšímu byla slepá kopie také poslána (tj. bez seznamu všech adresátů). Právě toto je hlavní důvod, proč tzv. slepé kopie vůbec vznikly - ne pro zasílání tzv. bonzáckých kopií, o kterých jsem zde psal minulý týden.