Datové schránky: třešnička na dosud neupečeném dortu
Datové schránky by byly báječným završením dlouhodobého vývoje od papíru k elektronické formě. Tedy vývoje, v rámci kterého jsme se všichni již naučili pracovat s elektronickými dokumenty a zvládli všechny jemnosti a úskalí jejich elektronické formy. Jenže to se nestalo. Datové schránky notně předběhly dobu a byly spuštěny bez toho, abychom vůbec věděli, co a jak si s čistě elektronickými dokumenty počít.
Datové schránky možná působí jako malý a spíše technický krok na dlouhé cestě k modernímu eGovernmentu. Jako krok, kterým si stát úspěšně vyřešil jednu svou konkrétní potřebu, kterou je potřeba spolehlivého a „dokladovatelného“ doručování jak vůči občanům a firmám, tak i vůči jeho vlastním orgánům (orgánům veřejné moci).
Jaké důsledky přináší zavedení datových schránek?
Není to ale tak úplně pravda. Datové schránky totiž nejsou jen dalším přenosovým mechanismem, který shodou okolností doručuje písemnosti nikoli v jejich klasické (listinné, resp. „papírové“) podobě, ale v podobě elektronické.
Změny, které datové schránky implikují, jsou mnohem hlubší a dalekosáhlejší - a týkají se právě oné elektronické formy. Nutí velmi velký okruh subjektů, aby přestali dělat to, na co jsou dosud zvyklí (tedy pracovat s listinnou formou dokumentů), a místo toho začali dělat něco, co dosud nedělali, co povětšinou neumí a na co nejsou připraveni. Tedy aby od teď pracovali již jen s čistě elektronickými dokumenty.
Tím, kdo je takto tlačen do takovýchto zcela zásadních změn ve svém fungování, přitom nejsou zdaleka jen subjekty veřejného sektoru (orgány veřejné moci). Jde obecně o všechny subjekty, kterým jsou datové schránky zřizovány ze zákona. Tedy i o všechny firmy, resp. právnické osoby (zapsané v obchodním rejstříku). Oni všichni nyní musí nově strpět to, že všechny důležité dokumenty, které jim až dosud stát posílal „na papíře“, budou nyní dostávat již jen v elektronické formě. A tak si s nimi musí nějak poradit.
Problém ale není ani tak v představě, že by s každým elektronickým dokumentem bylo třeba ihned běžet na nejbližší CzechPoint a zde si jej nechat autorizovaně konvertovat do papírové (listinné) podoby, za 30 Kč na jednu normostránku. Něco takového je samozřejmě možné, a v reálu to také tak nejspíše dopadne.
Vize autorů datových schránek ale byla úplně jiná: že příjemci budou konverzi potřebovat jen ve zcela výjimečných případech (kdy jim oněch 30 Kč za stránku nebude až tak vadit). A že standardně budou pracovat s dokumenty již přímo v jeho elektronické formě.
Co je potřeba k práci s čistě elektronickými dokumenty?
Možnost rutinní práce s čistě elektronickými dokumenty samozřejmě má své nezbytné předpoklady, Některé z nich lze označit jako „materiální“: musí být k dispozici vhodné počítače, s vhodným softwarem (například v podobě celé elektronické spisové služby), dále sítě, vhodná datová úložiště atd.
Svým způsobem jsou tyto „materiální“ požadavky nejsnáze řešitelné: stačí na to mít dostatek peněz a trochu času. Horší už to ale je s dalšími předpoklady, protože u nich už ani dostatek peněz nepomůže.
Dalším důležitým předpokladem je správné „legislativní ukotvení“ elektronické formy dokumentů. Tady takové ošetření elektronické formy, které dostatečně přesně a jednoznačně definuje všechno to, co je nezbytné pro možnost pracovat s čistě elektronickými dokumenty, včetně možnosti vyhodnocovat jejich platnost a spoléhat se na jejich pravost.
Fakticky je to hodně o elektronických podpisech, elektronických značkách a časových razítkách, i o jejich praktickém používání, včetně vyhodnocování jejich platnosti v různých kontextech a souvislostech.
A právě toto je oblast, která – aspoň podle mého názoru – zůstala zcela neošetřena. Což ve svém důsledku znemožňuje pracovat s čistě elektronickými dokumenty v dlouhodobějším časovém horizontu.
Jde přitom o hodně složitou problematiku, a proto si dovolím jen jednu malou „ukázku“ problémů, které zde vyvstávají. Konkrétně jde o to, že elektronický podpis na elektronickém dokumentu má (a musí mít) jen omezenou životnost, danou životností podpisového certifikátu, použitého při tvorbě podpisu.
Dnes používané podpisové certifikáty jsou vystavovány s platností jednoho roku. Nejdéle do roka tedy nastane nepříjemná situace, kdy již není možné se přesvědčit o platnosti podpisu na konkrétním elektronickém dokumentu, a ten je tudíž nutné považovat za nepodepsaný. Jeho použití je pak ale značně omezené. Například už by nemělo být možné ho ani autorizovaně konvertovat na CzechPointech.
Ono je to ale ještě horší: pokud úředník vystaví elektronický dokument a opatří ho svým elektronickým podpisem například jen jediný den před skončením platnosti jeho podpisového certifikátu, bude mít příjemce dokumentu jen jediný den na jeho „použití“. Už další den skončí pokus o ověření platnosti elektronického podpisu na dokumentu neúspěchem (kvůli vypršení platnosti certifikátu).
Proč až nyní?
Zajímavou otázkou je určitě to, proč se takovéto problémy objevují až nyní, v souvislosti s datovými schránkami. To neexistovaly již dříve? Vždyť vlastně ani nemusí souviset s datovými schránkami: problém s omezenou životností elektronického podpisu na elektronickém dokumentu je přeci nezávislý na tom, zda dokument prošel či neprošel skrze datovou schránku.
Ano, je to pravda: nejsou to nové problémy, vzniklé až kvůli datovým schránkám. Skutečně existovaly již dříve. Jenže dříve nikomu až tak nevadily. Dříve totiž byla elektronická forma víceméně dobrovolná – a tak ji lidé používali jen tam, kde jim takovéto problémy nevadily. A navíc: používali elektronickou formu dokumentů především pro „krátkodobé“ záležitosti, například pro různé jednorázové transakce, a problém s jejich platností v delším časovém horizontu je tak nepálil.
S příchodem datových schránek se ale právě toto změnilo: lidé začali dostávat místo papírových dokumentů do svých datových schránek dokumenty již jen v elektronické podobě. A to i takové dokumenty, které by měly mít dlouhodobější platnost, jako třeba stavební povolení, kolaudační rozhodnutí apod. Co s nimi ale mají dělat, když už za pár dnů (a nejpozději do roka) ztratí podpis na nich svou platnost?
Snad nejpodstatnější je ale to, že takovýchto problémů kolem elektronické formy dokumentů si všimla pouze část odborné veřejnosti – zatímco autoři datových schránek se dosud chovají, jako kdyby tyto problémy vůbec neexistovaly. Jako kdyby si je vůbec neuvědomovali, natož aby je řešili, či jen chystali jejich řešení.