Hot-desking, a/nebo homeworking?

Jaký je rozdíl mezi homeworking-em a teleworkingem? Co znamená, když nějaká firma používá "hot-desking"? Podstatou je dimenzování pracovního zázemí ve firmě nikoli podle počtu všech pracovníků, ale podle toho kolik lidí se ve firmě sejde ve stejném čase. Ve velkém to zavádí například norský Telenor.

Imperativem dnešní doby je optimalizovat náklady a co nejefektivněji využívat zdroje, které jsou k dispozici. V praxi to má celou řadu různých projevů. Třeba i ten, že firmy si důkladně rozmýšlí, zda se jim vyplatí prezentovat se na Invexu.

Homeworking, nebo teleworking?

Jedním z dalších možných přístupů je snaha snižovat náklady na zaměstnance, a současně efektivněji využívat jejich potenciál. Jak? Třeba tak, že se zaměstnancům umožní pracovat doma místo ve firmě. Charakter některých profesí tomu vychází vstříc a klade různé nároky na spojení s mateřskou firmou - někomu stačí pracovat zcela "off-line" a pouze jednou za čas doručit výsledek své práce, téměř lhostejno jak (na disketě, mailem apod.). Jiné profese zase potřebují trvalé a dostatečně dimenzované spojení s mateřskou firmou, tak aby lidé mohli provádět svou práci na dálku. Mezi těmito dvěma extrémy pak existuje široká škála přechodových variant.

Zajímavá je v tomto ohledu i terminologie - v souvislostí s prací doma resp. na dálku se běžně používají termíny jako homeworking a teleworking. Je mezi nimi nějaký rozdíl?

Rozdíl lze spatřovat v tom, že "homeworking" by měl být vázán na působení "doma" (proto: home), bez ohledu na způsob práce, zatímco "teleworking" naopak vypovídá o způsobu provádění práce (na dálku, prostřednictvím telekomunikačních technologií), bez ohledu na místo kde k tomu dochází.

Například ten, kdo pracuje doma a jednou za čas odnese výsledek své práce zaměstnavateli třeba na disketě, si asi zaslouží označení "homeworker", ale vůbec u něj nemusí jít o teleworking. Naopak čistým "teleworkerem" může být dobře placený manažer, který se stále pohybuje někde v terénu, třeba u zákazníků, a odsud pracuje na dálku, prostřednictvím telekomunikačních technologií. Stejně tak může být "teleworker" někdo, kdo nedojíždí do vzdáleného sídla firmy, ale do podstatně bližšího "telecentra", opět patřícího firmě ale fungujícího jako předsunutá kancelář, a teprve zde využívá možnosti práce na dálku (teleworking). Přínos je zřejmý - lidé nemusí cestovat tak daleko a tak dlouho.

Do budoucna je dokonce možné, že takováto "telecentra" vzniknou jako veřejná, na principu dnešních telehousů, telehotelů, hostingových center či jak jinak se jim ještě říká. Budou mít své provozovatele, ale místo serverů či jiného hardwaru se v nich budou (dočasně, třeba jen na hodinu či několik málo hodin) "ubytovávat" zaměstnanci jiných firem a budou zde pracovat. To, co zde najdou, bude pracovní stůl, možnost připojit svůj vlastní notebook, PDA či jiné přenosné zařízení, nebo místní "veřejný počítač" k okamžitému použití, dále vhodnou konektivitu, podporu videokonferencí apod., a samozřejmě také tradiční kancelářský servis počínaje kávou a konče kopírkami, faxy atd.

Hot-desking

Představa, nastíněná v předchozím odstavci, již dávno není nic "nového pod sluncem". V praxi se již realizuje, ale (pokud je mi známo), zatím jen ve firemním provedení. Tedy tak, že příslušné zařízení, sloužící k dočasnému "ubytování" zaměstnanců, si provozují firmy samy pro sebe, a v lepším případě umožňují využití i některým partnerským subjektům. Dokonce se pro tento trend už našlo i nové označení: hot-desking (resp. hot-desk pro samotné pracoviště).

Myšlenka "hot-deskingu" však nemusí nutně reagovat na potřebu práce na dálku. Dnes řeší spíše jiný problém. Firmy dnes mohou mít určité počty zaměstnanců, kteří nepracují trvale ve firmě, ale relativně často se pohybují mimo firmu - ať již doma, u zákazníků či na cestách, s potřebou práce na dálku či bez ní. Přímo ve firmě se proto vyskytují jen někdy, nikoli trvale. Otázka potom zní: je nutné pro všechny tyto lidi držet ve firmě stabilní a plně vybavená pracoviště? Je opravdu nutné aby každý z nich měl ve firmě svůj stabilní stůl, na něm svůj firemní počítač, telefon atd.? Neboli: je potřeba dimenzovat kancelářské a další zázemí na celkový počet pracovníků, s vědomím že se nikdy nesejdou ve firmě všichni? Nebo by stačilo dimenzovat toto zázemí jen na určitou procentuelní část celkového počtu zaměstnanců, podle toho jaká je četnost jejich současného výskytu ve firmě?

Neobsazený hot-desk zepředu

Jistě už tušíte, co je přínosem druhé varianty: menší počet pracovišť, a tudíž i menší náklady. Na druhou stranu to musí být pracoviště uzpůsobená tomu, že nemají stálého "majitele", ale sednout si k nim a používat je může kdokoli, kdo to právě potřebuje. Právě pro takováto pracoviště (s "výměnným uživatelem") se vžil název hot-desk.

Konkrétní příklady

V ČR se o homeworkingu a teleworkingu diskutuje čím dál tím více, v poslední době i v souvislosti s povodněmi, které ztížily mnoha lidem dopravu do práce. Tyto diskuse se často točí kolem toho, jestli je u nás dostatek prostoru pro homeworking, nebo jestli je nejprve zapotřebí jej explicitně zakotvit a ošetřit v našem právním řádu. Některé firmy přitom již homeworking v určité míře praktikují, a na trhu se dokonce již objevují služby cíleně zaměřené na komplexní zajištění homeworkingu. Nedávno s jejich nabídkou přišel např. Contactel, který homeworking také sám používá - ze svých cca 250 zaměstnanců měl dosud v režimu homeworkingu na 30 lidí, od září ale jejich počet zvyšuje na 100 (jde o zaměstnance např. v produktovém managementu, v oddělení průzkumu trhu či o programátory).

O něco, co připomíná hot-desking v kombinaci s homeworkingem, se pokouší i v Aliatelu:

"My máme v systému homeworkingu od letošního ledna všechny naše prodejce, tedy devadesát lidí. Ti nemají ve firmě svou vlastní židli, ani stůl, jsou v terénu nebo doma, pouze občas si přijdou s notebookem nahrát aktuální data a ta svá firmě předají. Zajimají nás pouze jejich výsledky" napsal v září pro týdeník Euro generální ředitel Aliatelu Jiří Hubka.

Zajímavým a ilustrativním příkladem ze zahraničí může být nové sídlo norského Telenoru (u nás přítomného například skrze dceřinnou Nextru), slavnostně zprovozněné 23. září. To si firma vybudovala poblíž hlavního města Osla, v místech kde dříve stávalo zdejší mezinárodní letiště (v lokalitě Fornebu). Jde o impozantní areál doslova nabitý nejnovějšími technologiemi - je v něm např. 32 000 přípojek do "drátových" sítí LAN, a 200 WLAN antén (jde o největší WLAN campus v Evropě, se souvislým pokrytím na bázi Wi-Fi). Významně je zde využit i princip hot-deskingu:

Kancelář s pracovišti "hot-desk", Fornebu, Norsko

Nová kancelářská budova společnosti Telenor je koncipována pro 7.500 zaměstnanců, ve skutečnosti však disponuje pouze 6.000 pracovními místy. Rozdíl tvoří zaměstnanci, kteří se pohybují většinou v terénu. Moderní pracovní prostředí ve Fornebu umožňuje každému zaměstnanci vybrat si vhodné pracovní prostředí kdekoliv uvnitř komplexu, připojit přenosný počítač do sítě a dělat svou práci. Všechna používaná zařízení jsou bezdrátová, vše tedy funguje "plug and play".