A chcete to potvrzení písemně, nebo může být i elektronicky?

Nedávné omezení pohybu mezi okresy, které vláda zavedla svým usnesením č. 216 z 26. února 2021, mělo jeden zajímavý a neplánovaný efekt: rozproudilo diskusi nad významem pojmů jako „písemně“, „na papíře“ či „elektronicky“. Či spíše: tuto diskusi, která již delší dobu probíhá jen v zainteresovaných kruzích, přeneslo na veřejnost a upoutalo k ní docela velkou pozornost.

Zrekapitulujme si nejprve, k čemu došlo: vláda ve svém usnesení zakázala opouštět konkrétní území (okresů), ale s určitými výjimkami (jako cesta do práce atd.). S tím, že když se na někoho nějaká výjimka vztahuje, měl by to prokazovat písemným potvrzením, resp. dokladem.

Následně se ovšem představitelé Policie ČR vyjádřili v tom smyslu, že přívlastku „písemný“ hodlají rozumět jen ve smyslu „vytištěný“, resp. „na papíře“. To když oznámili, že zpočátku budou ještě tolerovat elektronické doklady, ale následně již budou trvat na těch „vytištěných“. (zdroj)

„První dny budeme tolerovat, když dokumenty k výjezdu občané předloží prostřednictvím e-mailu v mobilu, anebo na tabletu. Jelikož se ale jedná o fyzické předložení, je důležité mít dokumenty vytištěné,“ tvrdí mluvčí z Policejního prezidenta České republiky Hana Rubášová.

Došlo i ale i na přitvrzení:

„Občané si budou muset pomáhat. Pokud někdo nevlastní tiskárnu, bude se muset obrátit na souseda či kamaráda, kterým do e-mailu pošle písemné zdůvodnění, a přátelé mu ho vytisknou. Jistě se najde někdo, kdo má tiskárnu doma, anebo v zaměstnání,“ míní mluvčí.

To vyvolalo poměrně ostré reakce veřejnosti (i některých právníků). Mnoho lidí si na sociálních sítích začalo ťukat na hlavu a upozorňovat na to, že „písemně“ zahrnuje jak „vytištěné“, tak i „elektronické“.

Následně reagovala i Policie, která nepřímo uznala chybu, vyjádřila ochotu akceptovat oba způsoby, a současně vyjádřila i svou preferenci (listinné podoby).  

Povinnost občana prokázat účel cesty „písemnou formou“ má rozměr právní, ale i hygienický. Z hlediska právního lze účel cesty bezesporu doložit oběma způsoby. Předkládání dokumentu uloženého v mobilním telefonu je však problematické z hlediska dodržení hygienických opatření. Listinná podoba umožní rychlejší provedení kontroly bez vzájemného kontaktu a snižuje riziko šíření nákazy. Kontrolu dokumentu v mobilním telefonu nelze provést bezkontaktně, potrvá delší dobu a zvyšuje riziko. Proto listinu preferujeme, akceptujeme však oba způsoby.

Pravdou ale je, že ani původní výklad přívlastku „písemně“, jen ve smyslu „na papíře“, nebyl tak úplně z jiného světa. Protože když se podíváme do některých našich (stále platných a účinných) právních předpisů, stále v nich takovýto výklad najdeme. A v jiných zase najdeme jiný výklad (že „písemně“ zahrnuje jak „na papíře“, tak i „elektronicky“).

No a právě o tom je ona diskuse – který výklad je vlastně správný?  

Tak dlouho se psalo jen na papír, až se přestalo rozlišovat

Pravdou je, že lidé tak dlouho zaznamenávali svá sdělení na různé hmotné nosiče, až si přestali uvědomovat, že jde o dvě různé věci. Časem, po hliněných destičkách, mramoru, kůžích, pergamenu a kdoví po čem ještě, zvítězil papír, a tak nám zaznamenávaný obsah splynul s papírem. A to obrazně i doslova: to, co jednou na papír napíšeme, už nemůžeme zase zpětně od papíru oddělit (nějak „vyjmout“) a přenést jinam, na jiný list papíru. Můžeme to jen okopírovat (resp. vytvořit znovu), nebo zničit (smazat, vygumovat).

Právu tak časem splynul obsah s jeho hmotným nosičem. Tedy „to, co je napsané“ splynulo s papírem – a mezi pojmy jako „písemně“ a „na papíře“ se nemuselo (a přestalo) rozlišovat.

Když pak vědeckotechnický pokrok přinesl možnost zachycení konkrétního obsahu „pomocí nul a jedniček“, muselo se i právo rozhodnout, jak se k tomu postaví. Nešlo přitom ani tak o volbu mezi přívlastkem „elektronicky“ či „digitálně“ – zde prozatím stále vítězí první z obou přívlastků (tj. „pomocí nul a jedniček“ je „elektronicky“), i když věcně správný je spíše ten druhý (když jde o nuly a jedničky, neboli o dvojkové číslice, anglicky binary digits).

Důležitější bylo to, kam právo postaví ono „pomocí nul a jedniček“, resp. „elektronicky“, coby onu báječnou a progresivní novou alternativu, kterou přinesly moderní technologie. Má to být alternativa k tomu, že je něco „písemně“? Nebo alternativa k tomu, že je něco „na papíře“?

Jelikož ale právo nerozlišovalo mezi „písemně“ a „na papíře“, tuto otázku příliš neřešilo a z nové možnosti udělalo alternativu rovnou k obojímu. Dodnes tak v řadě zákonů najdeme tento pohled: kdy „elektronicky“ je prezentováno jako alternativa k „písemně“, přičemž další alternativou bývá ještě „ústně“.

Například ve správním řádu (zákoně č. § 500/2004 Sb.), což je základní právní předpis pro fungování celé naší veřejné správy, stále najdeme § 37 odst. 4, který říká, že:

Podání je možno učinit písemně nebo ústně do protokolu anebo v elektronické podobě.

Novější, či alespoň nověji novelizované právní předpisy se k tomu obvykle již staví jinak – a „elektronicky“ chápou jako alternativu k „na papíře“ (resp. formálněji: jako alternativu k tomu, že něco je „v listinné podobě“).

Příkladem může být další významný právní předpis: zákon č. 280/2009 Sb. alias Daňový řád. Ten ještě do konce loňského roku viděl věci postaru, kdy „elektronicky“ vnímal jako alternativu k „písemně“. To když jeho § 71 odst. 1 říkal, že:

Podání lze učinit písemně, ústně do protokolu nebo datovou zprávou.

Nově, od 1. 1. 2021, již stejné ustanovení říká něco jiného:

Podání lze učinit písemně, a to v listinné podobě nebo elektronicky, anebo ústně do protokolu.

Forma vs. podoba

Příklad daňového řádu ukazuje, že zatímco v běžném životě nám forma a podoba mohou splývat, v právu je nutné mezi formou a podobou rozlišovat. Protože „písemně“ je o formě, zatímco „elektronicky“ je o podobě.

Obecně je forma o tom, jakým způsobem je konkrétní obsah vyjádřen:

• pokud je napsán (vyjádřen pomocí písmen, číslic a dalších znaků), jde o písemnou formu
• pokud je namluven, jde o ústní formu

Existují samozřejmě i méně tradiční formy vyjádření obsahu, například: pokud je obsah namalován, jde o obrazovou (grafickou) formu. Pokud by byl vyjádřen například ve znakové řeči, byla by to také samostatná specifická forma. Podobně jako kdyby se jednalo například o vyjádření tancem, pantomimou či jinými uměleckými prostředky.

I když je ale určitý obsah vyjádřen (projeven) v nějaké konkrétní formě, stále může být tato forma zachycena (reprezentována) různě – a pak již jde o podobu.

Konkrétně obsah, který je napsaný, neboli vyjádřený v písemné formě (tj. pomocí písmen, číslic atd.), může být zachycen na papíře. Případně, což právo stále připouští, i na nějakém podobném „substrátu“ (například na kapesníku, ubrousku, krabici od bot apod.). Pak jde o listinnou podobu písemné formy. Stejně tak ale může být tentýž „napsaný“ obsah (tedy: obsah v písemné formě) zachycen pomocí nul a jedniček, neboli elektronicky. Pak jde o elektronickou podobu písemné formy.

Můžeme si to tedy shrnout tak, že písemná forma může mít dvě různé podoby: elektronickou a listinnou.

Konverze vs. přepis

Rozdíl mezi formou a podobou si můžeme zdůraznit i na způsobu převodu mezi nimi. Chceme-li u písemné formy (tj. u napsaného textu) změnit její podobu, jde o konverzi, kterou lze provést i strojově: z elektronické podoby do listinné podoby vytištěním, z listinné podoby do elektronické naopak naskenováním. Bez dalšího by se ale jednalo jen o tzv. prosté kopie, v případě požadavku na stejné právní účinky by se muselo jednat o autorizovanou konverzi.

To se změnou formy je to složitější a obtížněji automatizovatelné. Například převod z ústní do písemné formy je vlastně přepis, opačný převod pak odpovídá přečtení. A třeba v případě převodu z/do znakové řeči, coby samostatné formy vyjádření obsahu, se obvykle mluví o překladu či tlumočení.

A když už jsme narazili na ústní formu či třeba právě znakovou řeč: u nich je příslušný obsah vyjádřen pronášenými slovy, resp. pohyby rukou a mimikou mluvčího (znakové řeči). Se zachycením (zaznamenáním) takovéto formy tak, aby mohla být později reprodukována či nějak dále využívána, je ale trochu problém. V listinné podobě to dost dobře nejde (to by se již jednalo o změnu formy, konkrétně o přepis do písemné formy).

Je ale možné zachycení (zaznamenání) ústní formy či formy znakové řeči „pomocí nul a jedniček“, neboli v elektronické podobě. Konkrétně v podobě audia či videa. Ale stejně tak můžeme v pomocí nul a jedniček zachytit obsah v mnoha dalších formách – například nějaký kód, strukturovaná data apod. To „na papír“ můžeme jen něco napsat (tedy: zachytit na něm obsah v písemné formě) a pak už jen něco namalovat (zachytit na něm obsah v obrazové formě). Inu, ne každá podoba se hodí pro každou formu.

Obě podoby si jsou rovny. Opravdu?

Z pohledu práva by obě podoby písemné formy – tedy jak listinná podoba, tak i elektronická podoba – měly být rovnocenné. Tedy alespoň v tom smyslu, že když je někde požadována písemná forma dokumentu, je možné takovýto požadavek naplnit jak písemným dokumentem v listinné podobě (lidově: na papíře), tak i písemným dokumentem v elektronické podobě.

To by měl být i případ popisovaného usnesení vlády č. 216 z letošního 26. února, které vznáší požadavek pouze na písemné potvrzení, resp. písemný doklad, ale již neříká nic o jeho podobě. Že může jít i o elektronickou podobu, nakonec připustila i policie, viz výše.

Pravdou ale je, že z hlediska praktické použitelnosti, a to zejména „v terénu“, se obě podoby písemné formy mohou lišit. Jak ostatně upozorňuje i pozdější stanovisko Policie, tato musí řešit i další praktické aspekty, včetně těch hygienických. A tak je pro ni listinná podoba asi přeci jen výhodnější a praktičtější.