Lotus Organizer (1.0 CZ) doma a na cestách

Lotus Organizer dokáže být víc, než jen elektronický diář, adresář, plánovací kalendář či poznámkový blok v jednom, a navíc v elektronické podobě. Může plnit úlohu správce vašich osobních informací, ve kterých si chcete udržet pořádek, a mít je snadno k dispozici. Tato recence se snaží vysvětlit filosofii Organizeru, a zamyslet se nad možnostmi jeho využití - nejen doma a na cestách, ale například i více uživateli současně a v počítačové síti.

Obr. 1.: Lotus Organizer se snaží vypadat jako kroužkový blok

Určitě jste si jich už všimli - těch tlustých desek přibližně formátu A5, nejčastěji v elegantním koženém či alespoň koženkovém provedení, které sebou nosí sebevědomí mladí muži v saku a povinné kravatě. Tomu, co je uvnitř těchto desek, se říká Time Manager (v jedné domácí mutaci též: Autodynamický plánovací systém). Stalo se to symbolem moderní doby - pro někoho užitečnou a skutečně používanou pomůckou, pro jiné spíše symbolem jejich postavení. Jinak jde ve své podstatě o kombinaci dobře promyšlené metodiky organizování času, adres, telefonních čísel, úkolů i různých nápadů, a praktické pomůcky pro zaznamenávání všeho, co je v této souvislosti zaznamenat třeba. Uvnitř atraktivních desek Time Manageru, které slouží mj. i jako rychlovazač, proto najdete především různě předtištěné listy - zamýšlené jako listy adresáře či telefonního seznamu, plánovacího kalendáře, seznamu úkolů, poznámkového bloku apod. Můžete si je oddělovat nejrůznějšími záložkami a vytvářet tak různě koncipované oddíly. Je ovšem na vás, jak budete prakticky uplatňovat doporučenou metodiku, a zda a jak se pak sami vyznáte v tom, co si do svého Time Manageru zanesete.

Lotus Organizer není přesně totéž, jen pro změnu "na počítači". Jde o aplikační program pro prostředí MS WIndows, který chce sloužit stejnému účelu, tedy organizování vašeho času a s tím související agendy, a pro větší intuitivnost přebírá z Time Manageru a jemu obdobných produktů jejich vizuální image (vzhled kroužkového bloku) i základní koncepci (různě koncipované oddíly, obsahující "předtištěné" listy). Díky své elektronické formě přitom může nabízet to, co jeho papírové protějšky při nejlepší vůli nabídnout nemohou - například vyhledávání v textech, seznamech adres apod., akustickou signalizaci činností, naplánovaných na určitou dobu, vzájemné "prolínání" různých plánů, nalezení dostatečně velkého volna, import a export textových souborů i grafiky apod. V neposlední řadě nemá problémy s nečitelným rukopisem svých uživatelů, s gumováním, přeškrtáváním apod.

Lotus Organizer však jde ještě dál, a zavádí i některé nové koncepční prvky, mezi které patří zejména možnost vytvářet různé druhy vazeb mezi údaji. Je například možné stanovit, že dvě položky spolu logicky souvisí (například datum schůzky se zástupcem firmy XY a adresa této firmy, nebo datum této schůzky a poznámka se seznamem úkolů, které se na ní mají projednat). Další možností je vazba "mimo" samotný Organizer - s položkou dat v rámci Organizer u lze spojit spuštění jiné aplikace (například textového editoru). Především díky těmto schopnostem (ke kterým se samozřejmě ještě vrátíme) pak Organizer dokáže být více, než jen pouhým organizátorem vašeho času. Dokáže převzít na své bedra správu nejrůznějších informací, které ke své práci potřebujete.

Pro úplnost je asi vhodné zdůraznit, že plné jméno programu je Lotus Organizer for Windows, a současná verze má číslo 1.0. Popisována bude jeho plně lokalizovaná česká verze - tedy taková, která vám nejen umožňuje zadávat data v češtině, ale i se s vámi baví v češtině (tj. všechna menu vám vypisuje v češtině, nabízí českou nápovědu, za nepřípustnou akci vám vynadá také v češtině atd.).

Co umí Lotus Organizer?

Obr. 2.: Diář, do kterého se promítají údaje z jiných oddílů

Pro podrobné plánování svých aktivit v čase máte k dispozici diář (v terminologii Organizeru ovšem označovaný jako Kalendář), kde si můžete plánovat nejrůznější schůzky, jednání, návštěvy apod. Každý záznam si můžete podrobně popsat (nejste omezeni určitým maximálním počtem znaků či řádek), a kromě začátku a předpokládaného trvání můžete s příslušným záznamem spojit údaj o finančních nákladech (tyto údaje pak lze vhodně "vyexportovat" do jiné aplikace, která je například naúčtuje příslušnému zákazníkovi). Další možností je pravidelné opakování činnosti, či možnost nechat se od Organizeru upozornit na její začátek (můžete si zadat, kolik minut před začátkem se tak má stát, a dokonce i jakou melodií si přejete být upozorněni). Každou jednotlivou schůzku je možné prohlásit za důvěrnou (co to znamená, k tomu se ještě dostaneme), a je možné s ní spojit i provedení zadané externí aplikace (což je vhodné zejména pro různé "vedlejší efekty" - takto si například můžete naplánovat odeslání faxu v zadanou dobu apod.).

Pokud si ale chcete udělat jasno například v tom, zda se vám týdenní dovolená hodí lépe v poslední týdnu v červenci, nebo až někdy v srpnu, pak je asi výhodnější mít před sebou plánovací kalendář (kterému Organizer říká Plán). Ten vám totiž ukáže váš časový rozvrh po jednotlivých dnech, týdnech i měsících za celý rok. Zde se již také významně projeví první velká výhoda elektronické formy vašeho plánovacího kalendáře a jeho integrace s diářem v rámci jediného produktu: Organizer vám do plánovacího kalendáře sám promítne všechno, co máte naplánováno ve svém diáři, samozřejmě s respektováním předpokládané délky příslušných schůzek. Samotný plánovací kalendář vám také umožňuje plánovat různé činnosti na různé dny, přehledně a v různých barvách podle toho, o jakou činnost jde. Tentokráte však ale jen s přesností na celé dny, celá dopoledne či celá odpoledne. Ale to odpovídá filosofii plánovacího kalendáře, kam si spíše budete poznamenávat věci typu: od 15. do 24. jsem v zahraničí, 29. odpoledne chci mít volno a věnovat se rodině apod., a k přesnějšímu plánování použijete diář. Této strategii vychází vstříc i opačná vazba, díky které se vám činnosti, naplánované v plánovacím kalendáři automaticky promítají i do diáře.

K plánování nerozlučně patří i seznamy nejrůznějších úkolů, které je třeba udělat. Organizer umožňuje vytvářet pouze seznamy úkolů termínovaných (na celé dny), a kromě termínu splnění umožňuje zadat i dobu zahájení práce na úkolu. Díky tomu pak může při zobrazování barevně odlišit úkoly, jejichž řešení vás teprve čeká, které jistě právě řešíte, a které jste již "prošvihli". Úkoly, které sami označíte za splněné, pak názorně přeškrtne (pokus je raději nesmažete). Navíc si opět můžete předepsat, aby se vám naplánované úkoly automaticky promítaly i do vašeho diáře.

Další nezbytností je vedení adresáře. Lotus Organizer jej nabízí v zajímavé podobě, která připomíná buď kartotéku (při zadávání či při "podrobném pohledu"), nebo pořadač vizitek, u kterých lze navíc zvolit jejich velikost, a tím i rozsah zobrazovaných údajů. Samozřejmostí je možnost různého vyhledávání a aktualizace.

Obr. 3.: Diář, do kterého se promítají údaje z jiných oddílů

Potřebujete-li pracovat s textovou informací, například psát si různé poznámky či připravit jednoduchý text apod., máte v Organizeru k dispozici šikovný zápisník. Můžete jej používat jako běžný editor pro přímé psaní svých poznámek. Další možností je převzít již existující text ze zadaného textového souboru (v kódu ASCII) - zde je možné si vybrat, zda má Organizer zkopírovat obsah zadaného souboru a vytvořit si tak jeho vlastní kopii, nebo zda má text zůstat v původním souboru, a Organizer má příslušný text vždy brát jen z tohoto originálního souboru. Samozřejmostí je možnost využít standardní mechanismy MS Windows - kopírování přes zásobník (clipboard), i mechanismus DDE. Zápisník ovšem není omezen jen na informace textové povahy, můžete si do něj vkládat i obrázky (a to jak rastrovou grafiku, ve formátu .BMP, tak i tzv. Windows metafile). Samotný zápisník je organizován jako kniha, která je členěna na kapitoly a odstavce, a je vybavena obsahem. Chcete-li do zápisníku vložit něco nového, musíte si jej nejprve otevřít na samém začátku, kde je jeho obsah (analogický obsahu knihy). Zde pak musíte vytvořit novou položku, a přitom říci, zda jde o novou kapitolu či odstavec v rámci kapitoly, co bude nová položka obsahovat (text, obrázek, nebo také nic, jde-li o stránku, kterou chcete úmyslně nechat prázdnou), a dále odkud se vezme obsah nové položky (zda jej napíšete sami, zda si jej má Organizer převzít či zkopírovat ze zadaného souboru, nebo zda půjde o přenos přes zásobník MS Windows či o využití mechanismu DDE). Tvůrci Organizeru se elegantním způsobem vyrovnali s problémem šířky řádky, která při standardním zobrazení á la kroužkový zápisník není příliš velká. U skutečného (tj. papírového) zápisníku se tento problém řeší zvláštními rozkládacími listy, a zde je tomu analogicky: při vytváření položky má uživatel možnost stanovit, že se tato položka má na požádání rozložit.

Dalším druhem služby, kterou vám Organizer nabízí, je sledování nejrůznějších výročí. Máte možnost mu sdělit, že na určitý den v určitém měsíci připadá takové a takové výročí, a on vám to pak bude každý rok připomínat. Jak? Asi předem počítá s tím, že se zapomenete sami podívat do příslušného oddílu, a tak vám každé výročí pro jistotu sám promítne do diáře, do příslušného dne. Pak už je jen na vás, zda včas stihnete zareagovat, nebo zda si necháte utéci něco důležitého. Pak to ale nesvádějte na Organizer!

---